Wniosek o wydanie świadectwa efektywności energetycznej, nazywanego białym certyfikatem, co do zasady trzeba złożyć przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia służącego poprawie efektywności energetycznej. Rozpoczęcie inwestycji przed złożeniem wniosku może spowodować utratę prawa do uzyskania świadectwa.
Zasada ta ma podstawowe znaczenie dla przedsiębiorców, wspólnot mieszkaniowych, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych podmiotów planujących modernizację energetyczną. Nawet inwestycja, która przynosi duże oszczędności energii, może nie kwalifikować się do systemu białych certyfikatów, jeżeli procedura została rozpoczęta zbyt późno.
Sprawdź ➡ pozyskanie białych certyfikatów!
Dlaczego wniosek trzeba złożyć przed rozpoczęciem inwestycji?
System białych certyfikatów ma zachęcać do podejmowania nowych działań poprawiających efektywność energetyczną. Świadectwo nie jest więc standardową dotacją wypłacaną po zakończeniu dowolnej modernizacji, lecz mechanizmem wspierającym decyzję o realizacji konkretnego przedsięwzięcia.
Z tego powodu ustawodawca wymaga, aby wniosek do Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki został złożony przed rozpoczęciem prac związanych z inwestycją. W praktyce oznacza to, że kolejność działań powinna być następująca: przygotowanie audytu efektywności energetycznej, ustalenie zakresu przedsięwzięcia, złożenie wniosku, a dopiero następnie rozpoczęcie realizacji.
Nie trzeba natomiast czekać na samo wydanie białego certyfikatu. Po skutecznym złożeniu kompletnego wniosku inwestor może rozpocząć przedsięwzięcie, przyjmując jednak ryzyko, że w toku postępowania organ może zażądać uzupełnień albo odmówić wydania świadectwa.
Co oznacza rozpoczęcie przedsięwzięcia?
Za rozpoczęcie przedsięwzięcia uznaje się co do zasady podjęcie działań, które bezpośrednio prowadzą do wykonania modernizacji. Szczególne znaczenie może mieć zawarcie wiążącej umowy z wykonawcą, złożenie zamówienia na urządzenia, rozpoczęcie robót budowlanych lub montażowych albo zaciągnięcie innego nieodwracalnego zobowiązania związanego z realizacją inwestycji.
Samo prowadzenie analiz, przygotowanie audytu, opracowanie dokumentacji technicznej czy uzyskiwanie decyzji administracyjnych zazwyczaj nie oznacza jeszcze rozpoczęcia przedsięwzięcia. Każdy przypadek wymaga jednak oceny na podstawie dokumentów i rzeczywistego przebiegu przygotowań.
Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy przed złożeniem wniosku inwestor:
- podpisze umowę, która bezwarunkowo zobowiązuje go do wykonania modernizacji;
- zamówi urządzenia lub materiały przeznaczone do konkretnego przedsięwzięcia;
- rozpocznie demontaż, roboty budowlane, instalacyjne albo montażowe;
- odbierze pierwszą część prac lub poniesie wydatki bezpośrednio związane z realizacją.
Nie każda podpisana umowa automatycznie przesądza o rozpoczęciu inwestycji. Znaczenie mają jej treść, warunki wejścia w życie, możliwość odstąpienia oraz zakres zobowiązań stron. Z tego względu harmonogram zakupów i umów warto skonsultować przed złożeniem wniosku.
Czy można ubiegać się o biały certyfikat po zakończeniu inwestycji?
Co do zasady nie. Białe certyfikaty nie są przyznawane na przedsięwzięcia rozpoczęte przed złożeniem wniosku, nawet gdy modernizacja została wykonana prawidłowo i przyniosła znaczne oszczędności energii.
Nie można zatem najpierw wymienić oświetlenia, zmodernizować instalacji grzewczej albo zamontować bardziej efektywnych urządzeń, a następnie potraktować białego certyfikatu jako refundacji części poniesionych kosztów. W takim przypadku niespełniony zostaje podstawowy warunek udziału w systemie.
Wyjątki mogą wynikać wyłącznie z przepisów szczególnych lub regulacji przejściowych. Nie należy jednak zakładać, że będą miały zastosowanie do standardowej inwestycji. Bezpiecznym rozwiązaniem jest zawsze rozpoczęcie procedury przed zawarciem wiążących zobowiązań wykonawczych.
Kiedy najlepiej rozpocząć procedurę?
Prace nad wnioskiem warto rozpocząć już na etapie planowania inwestycji. Audyt efektywności energetycznej powinien określać stan istniejący, planowany zakres modernizacji oraz przewidywaną oszczędność energii finalnej. Sporządzanie audytu po rozpoczęciu robót może być utrudnione, ponieważ część danych dotyczących stanu pierwotnego może być już niemożliwa do wiarygodnego odtworzenia.
W praktyce właściwa kolejność obejmuje:
- identyfikację przedsięwzięcia i ocenę, czy może ono kwalifikować się do systemu;
- przygotowanie audytu efektywności energetycznej;
- określenie przewidywanej oszczędności energii;
- skompletowanie dokumentów i złożenie wniosku do Prezesa URE;
- rozpoczęcie realizacji inwestycji;
- wykonanie audytu powykonawczego, jeżeli jest wymagany, oraz zawiadomienie o zakończeniu przedsięwzięcia.
Takie ułożenie procesu ogranicza ryzyko formalne i pozwala zachować dokumenty niezbędne do wykazania efektu energetycznego.
Czy można podpisać umowę przed złożeniem wniosku?
Podpisanie umowy przed złożeniem wniosku jest jednym z najczęstszych źródeł problemów. Jeżeli umowa bezwarunkowo zobowiązuje inwestora do realizacji przedsięwzięcia, może zostać uznana za moment jego rozpoczęcia.
Inaczej może być oceniana umowa warunkowa, która uzależnia rozpoczęcie realizacji od złożenia wniosku, uzyskania określonego finansowania albo wydania decyzji wewnętrznej. Samo zastosowanie odpowiedniego zapisu nie gwarantuje jednak bezpieczeństwa. Liczy się rzeczywisty charakter zobowiązania i to, czy przed złożeniem wniosku inwestor mógł jeszcze zrezygnować z przedsięwzięcia bez istotnych konsekwencji.
Przed podpisaniem umowy z wykonawcą lub dostawcą należy sprawdzić, czy jej zawarcie nie zostanie potraktowane jako rozpoczęcie inwestycji. Dotyczy to również zamówień, zaliczek, umów leasingu oraz umów na dostawę urządzeń technologicznych.
Jakie są skutki zbyt późnego złożenia wniosku?
Najważniejszym skutkiem jest brak możliwości uzyskania świadectwa efektywności energetycznej dla danego przedsięwzięcia. Oznacza to utratę potencjalnego przychodu ze sprzedaży praw majątkowych wynikających z białych certyfikatów.
Problem zwykle nie może zostać naprawiony przez zmianę daty rozpoczęcia w dokumentach, ponowne opisanie zakresu prac ani złożenie wniosku już po wykonaniu części modernizacji. Dokumentacja składana w postępowaniu powinna odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi inwestycji.
Jeżeli przedsięwzięcie składa się z kilku technicznie odrębnych etapów, możliwe bywa objęcie wnioskiem tej części, która nie została jeszcze rozpoczęta. Wymaga to jednak wyraźnego rozdzielenia zakresów, kosztów i efektów energetycznych. Nie można automatycznie uznać, że każdy etap jednej inwestycji stanowi osobne przedsięwzięcie.
Wniosek należy złożyć przed pierwszym wiążącym działaniem
O białe certyfikaty należy wystąpić przed rozpoczęciem inwestycji. Najbezpieczniej złożyć wniosek do Prezesa URE po przygotowaniu audytu efektywności energetycznej, ale przed podpisaniem bezwarunkowej umowy wykonawczej, złożeniem zamówienia, zakupem urządzeń lub rozpoczęciem robót.
Po złożeniu wniosku można rozpocząć realizację bez oczekiwania na wydanie świadectwa, trzeba jednak zadbać o kompletność dokumentacji i możliwość wykazania daty rozpoczęcia przedsięwzięcia. Zbyt późne wszczęcie procedury może bezpowrotnie pozbawić inwestora prawa do białych certyfikatów, niezależnie od wartości inwestycji i osiągniętych oszczędności energii.